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POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ICO MEDIOS S.A.S

      1. Generalidades

       

    • Objeto 

    La presente Política tiene como objeto proteger el derecho constitucional de Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar y rectificar la información que sean tratados de cualquier manera por Las Compañías esta política de tratamiento de la información (la “Política”), dando cumplimiento con ello a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y cualquier norma que los sustituya o modifique.

     

    El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los canales, procedimientos y mecanismos dispuestos por iCo para ejercerlos; informar quienes son las personas o autorizadas dentro de la iCo de atender las consultas, preguntas, reclamos y quejas, y  darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento (como dicho término se define más adelante) al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.

     

    • Alcance

     

    Esta política se aplicará a los titulares de los datos personales, información y archivos registrados en las bases de datos, susceptibles de tratamiento, en virtud de la relación contractual o de servicios sostenida o que se haya sostenido entre estos e iCo, quien actuará en calidad de Responsable de Tratamiento de Datos Personales.

     

    • Definiciones

     

    Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deberán tenerse en cuenta las siguientes definiciones de los principales términos presentes en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 del año 2013, y/o en las presentes políticas, puntualizando de forma muy clara el significado de ellos:

     

    • Autorización:Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
    • Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
    • Dato Financiero:Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
    • Dato Personal:Es cualquier información, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
    • Dato Público:Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y, en consecuencia, es aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
    • Dato Sensible:Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
    • Encargado del Tratamiento:Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
    • Responsable de Tratamiento:Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
    • Titular:Es la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento, como consecuencia de la relación que tiene el Titular e iCo.
    • Transferencia:Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia envía la información de los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
    • Transmisión:Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación a un tercero de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado en nombre y por cuenta del Responsable, para cumplir con las finalidades de este último.
    • Tratamiento:Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su Transferencia y/o Transmisión a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

     

    1. Antecedentes Normativos

     

    • Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre.
    • Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
    • Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
    • Decreto 1074 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
    • Circular 886 de 2014. Por la cual se reglamente el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
    • Ley 1266 de 2008, por las cuales se dictan disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
    • Circular Externa 02 de 2015. Por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el registro nacional de bases de datos a partir del 9 de noviembre de 2015.
    • Decreto 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

     

    1. Responsable del Tratamiento de Datos

     

    iCo Medios S.A.S., iCo Vallas S.A.S., Unión Temporal Accenorte Digital y Unión Temporal Metro de Medellín Vive con Publicidad, individualmente “La Compañía” y en conjunto “Las Compañías”, actuarán como responsables para la recolección, almacenamiento, actualización, supresión, transferencia, transmisión y, en general, cualquier operación o conjunto de operaciones en y sobre sus Datos Personales, entendidos como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a usted como Titular.

    Dirección: Calle 104 No. 18A – 52 Oficina 401, teléfono: (601) 7441044, página web: https://www.icomedios.com/, correo: facutracion@icomedios.com

     

    1. Políticas

     

    • Principios

    iCo, en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá, transferirá y en general Tratará los Datos Personales de los Titulares, de conformidad con las finalidades establecidas en la presente Política. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por iCo, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley y a los lineamientos internos de iCo. Estos principios son:

     

    –  Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.

     

    – Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la expedición del Decreto 1377 de 2013, iCo buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y obtener su autorización retroactiva, siguiendo los lineamientos establecidos en dicho Decreto y las normas concordantes.

     

    Finalidad autorizada: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o a las mencionadas en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato Personal al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares de los Datos.

     

    – Calidad del Dato Personal: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, iCo deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su titular la completitud o corrección de la información.

     

    Entrega de información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, iCo deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo la dependencia de iCo encargada de la protección de datos personales (ver punto 7 de la presente Política).

     

    Circulación restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de iCo que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades, de conformidad a lo dispuesto por iCo en su organización interna.

     

    Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.

     

    Acceso restringido / Seguridad: Salvo por los Datos Personales expresamente autorizados, iCo no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.

     

    Confidencialidad: iCo debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal y para evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas, o que el dato personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento de Datos Personales por parte de iCo, deberá hacer referencia a esta Política de Tratamiento para asegurar el cumplimiento de esta regla.

     

    Tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal e iCo haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.

     

    – Individualidad: iCo mantendrá de manera separada las Bases de Datos en las que tiene la calidad de Encargado y en las que es Responsable.

     

    Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique. iCo propenderá por recopilar única y exclusivamente los datos necesarios para cumplir a cabalidad con la regulación y las finalidades establecidas.

     

    • Categorías Especiales de Datos 

     

    • Datos Sensibles

     

    Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos

     

    • Tratamiento de Datos Sensibles

     

    Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:  a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

     

    • Autorización Especial de Datos Personales Sensibles

     

    iCo informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, iCo, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos.  

     

    • Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes

     

    El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

     

    • El Tratamiento responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
    • En todo momento se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
    • El niño, niña o adolescente será escuchado, y su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

     

    Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

     

    • Tratamiento y finalidades al cual serán sometidos los datos personales

     

    El tratamiento que realizará ICO, de los datos personales y datos sensibles proporcionados por los titulares de la información, tendrá como finalidad utilizar, transferir, recolectar, almacenar, procesar, usar su información personal con el objeto de entregar, consultar, reportar, ofrecer, vender servicios, soluciones y cualquier otra finalidad requerida para la prestación de servicios de publicidad y mercadeo, dentro de las cuales se encuentran:

     

    • Candidatos para desempeñar cargos en iCo, (i) Contacto para comenzar y llevar a cabo el proceso de reclutamiento; (ii) Verificación, análisis y transmisión de la información suministrada por el candidato en materia de educación y trabajo, (iii) Verificación de antecedentes siempre que se cuente con autorización previa, informada y expresa teniendo en cuenta la naturaleza sensible de los Datos Personales a ser verificados. De conformidad con la legislación aplicable, el candidato no estará obligado a conceder esta autorización, la denegación no será considerada por iCo como una conducta negativa para efectos de la selección del candidato. Adicionalmente, el candidato podrá autorizar el Tratamiento de sus Datos Personales para el proceso de reclutamiento, sin autorizar el Tratamiento de sus Datos Personales sensibles.

     

    • Empleados; (i) dar cumplimiento a las obligaciones laborales a cargo del empleador, establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo y/o el Reglamento Interno de Trabajo, tales como: afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas, emitir certificados de ingresos y retenciones, certificados laborales, llamados de atención, diligencia de descargos y suministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera datos personales, conforme con las normas vigentes. (ii) Realizar los pagos necesarios en la cuenta bancaria que señale el trabajador (a) o entidades expresamente indicadas por el trabajador (a), (iii) Reportar, transmitir, transferir los datos personales a los softwares contables y tributarios para los reportes que se requieran por entidades competentes. (iv) Contratar seguros de vida y/o gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con el Empleador, de ser el caso. (v) Validar las condiciones, actitudes y experiencia frente al cargo para el cual se ha postulado. (vi) Controlar la seguridad y el acceso a las instalaciones de la empresa. (vii) Adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas. (viii) gestionar, conservar y actualizar la información derivada de exámenes médicos ocupacionales de conformidad a las normas establecidas en la materia. (ix) invitaciones a eventos, actividades de recursos humanos y entrega de obsequios por parte del Empleador. (x) Cumplimiento a las obligaciones previstas en las leyes, decretos, resoluciones aplicables en materia laboral, así como de órdenes de autoridades judiciales y administrativas. (xi) Actualización de bases de datos.

     

    • Clientes: Este grupo incluye todos los datos personales tratados con ocasión de la comercialización de los productos que realiza La Compañía. (i) Datos derivados de la Contratación del servicio y cumplimiento de las obligaciones de su prestación. (ii) Registros, conservación, transferencia y transmisión de datos para reportes contables y fiscales antes entidades públicas y terceros encargados de La Compañía. (iii)Envío de comunicaciones, cotizaciones, disponibilidades de elementos, portafolios, campañas publicitarias y demás actividades de promoción y marketing. (iv) Venta de servicios y el cumplimiento de las obligaciones derivadas de dicha operación, incluidas las gestiones de cobranza. (v) Personalización y mejora de nuestros productos y servicios ofrecidos, según las necesidades del cliente. (vi) Identificación y promoción de productos y servicios que puedan ser de interés de nuestros clientes. (vii) Soportar el relacionamiento comercial con los clientes y prospectos, permitiendo su registro en los sistemas de gestión de La Compañía para el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos, comerciales y financieros de la operación. (viii) Cumplimiento a las obligaciones previstas en las leyes, decretos, resoluciones aplicables a los productos y servicios ofrecidos por iCo, así como de órdenes de autoridades judiciales y administrativas. (ix) Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales con terceros, aliados comerciales, afiliados, filiales y matrices de La Compañía, para propósitos de mercadeo o promoción de sus productos y/o servicios. (x) Desarrollar actividades de mercadeo e inteligencia de mercados, procurando el fortalecimiento de la gestión comercial de iCo. (xi) Invitaciones a eventos y entrega de obsequios corporativos. (xii) Actualización de bases de datos.

     

    • Proveedores, compras y adquisiciones: este grupo incluye todos los datos personales recolectados con el propósito de gestionar la prestación de servicios por parte de terceros en favor de la empresa. (i) Cumplir con obligaciones derivadas de la relación jurídica vigente; (ii) Registros, conservación, transferencia y transmisión de datos para reportes contables y fiscales antes entidades públicas y terceros encargados de La Compañía; (iii) Adelantar estudios estadísticos; (iv) Negociación, contratación y sub contratación de arrendamiento, servicios de producción, estudios de impacto de elementos publicitarios, activaciones de marca y demás servicios requeridos para el funcionamiento de las líneas de negocio de La Compañía; (v) Hacer cumplir y/o ejecutar el contrato; (v) Realizar evaluaciones sobre la gestión del contrato; (vi) Realizar los pagos correspondientes; (vii) Realizar levantamiento de registros contables y/o estadísticos; (viii) Realizar reportes a autoridades de control y vigilancia; (ix) Adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, incluyendo cualquier información relacionada con el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo; (x) Soportar el relacionamiento comercial con los proveedores y prospectos, permitiendo su registro en los sistemas de gestión de La Compañía para el desarrollo de los procedimientos contables, facturación, logísticos, comerciales y financieros de la operación. (xi) Cumplimiento a las obligaciones previstas en las leyes, decretos, resoluciones aplicables a los productos y servicios ofrecidos por el proveedor, así como de órdenes de autoridades judiciales y administrativas. (xii) Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales con terceros, aliados comerciales, afiliados, filiales y matrices de La Compañía, para propósitos de análisis de costos y gastos de sus productos y/o servicios. (xiii) Coordinación para la instalación, desinstalación, producción, mantenimiento, ingreso y demás intervenciones tendientes a la normal actividad de las líneas de negocios de la Compañía. (xiv) Actualización de bases de datos. (xv)Certificaciones comerciales. (xvi) Verificar, solicitar, autorizar, evaluar, validar, conservar, transmitir y transferir los documentos de los empleados a cargo de los proveedores que prestaron los servicios contratados para el ingreso y acceso a los elementos publicitarios.

     

    • Terceros: este grupo incluye todos los datos personales tratados con ocasión del giro ordinario de nuestras actividades y las actividades de terceros, tales como, pero sin limitarse a visitantes, mensajeros, personal médico de emergencia, autoridades judiciales y administrativas: – Registrar ingreso y egreso de personal; Controlar la seguridad y el acceso a las instalaciones de la empresa; Verificar, controlar y monitorear el desarrollo de los procesos, actividades y productos conforme a los lineamientos ambientales y la gestión de la calidad. Gestionar el cumplimiento de las obligaciones y requisitos legales asociados al desarrollo de la operación de La Compañía. Gestionar las denuncias asociadas a las malas prácticas corporativas o que afecten la ética o transparencia empresarial. Soportar el desarrollo de la operación mediante el otorgamiento, gestión y mantenimiento de las herramientas y aplicaciones informáticas de La Compañía. Gestionar el desarrollo de acciones o actuaciones jurisdiccionales o extraprocesales asociadas a mecanismos alternativos de resolución de conflictos. Gestionar el cumplimiento de las obligaciones de naturaleza corporativa y societarias frente a los órganos internos y autoridades externas.

     

    • Usuarios, seguidores, websiters y en general los visitantes de las redes sociales y/o página web de ICO MEDIOS se recopilará y tratará la información personal para (i) suministrar al Titular las novedades de los productos y servicios ofrecidos por ICO mediante (mailings), tales como eventos, cancelación de eventos, cambio de fechas, cambio de programación, novedades, lanzamientos, campañas, tendencias, noticias, entre otros; (ii) Informar, compartir y transmitir los hábitos de consumo, gustos y preferencias con el propósito de ofrecerle aquellos productos o servicios que se adecúen a éste, (iii) Contactar al Titular a través de medios electrónicos para promociones, publicidad y cupones de descuentos de nuestros productos; (iv) así como remitir Invitaciones al Titular de los Datos para participar en concursos, sorteos y actividades posteriormente diseñadas por ICO y sus aliados estratégicos. (v) Transmitir y suministrar la información personal a terceros que fungirán como encargados y/o responsable según corresponda de la información y que estarán obligados a tratarla con base a la política de tratamiento de datos personales de iCo. (vi) Utilizar los distintos servicios de sus correspondientes sitios web, incluyendo la descarga de contenidos y formatos. (vii) Enviar al titular la notificación de ofertas, avisos y/o mensajes promocionales, encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de iCo; suministrar sus datos de contacto a intermediarios de seguros, abogados externos, empresas de marketing, call center y empresas de tele mercadeo, entre otros, para los fines previstos.

     

    • Acceder, consultar y reportar sus datos personales (privados, semiprivados, sensibles o reservados) que reposen o estén contenidos en bases de datos, centrales de riesgos o archivos de cualquier Entidad Pública o Privada ya sea nacional, internacional o extranjera.
    • Llevar a cabo procesos de análisis de datos o estudios de audiencias con fines de mercadeo digital en campañas de publicidad enfocada al target de usuarios interesados en comercio electrónico por parte de ICO, sus aliados comerciales y estratégicos.

     

    • Usar la información o resultados obtenidos del análisis de datos con fines comerciales, los cuales le permitirán a ICO vender los resultados de los análisis o estudios de mercado resultantes de las operaciones de big data a terceros, para que sea usada en los mismos términos que aquí se autorizan; cualquiera que sea el caso, el tercero adquirente de la información no estará facultado para revender la información y deberá usarla para los fines descritos en esta Autorización y la política de tratamiento de datos personales de ICO MEDIOS S.A.S.

     

    • Dar respuesta a los requerimientos de entes de control y suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.

     

    • Suministrar, compartir, enviar o entregar los datos personales del titular a empresas filiales o vinculadas a iCo ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas empresas requieran la información para los fines aquí indicados.

     

    • Usar de algoritmos basados en inteligencia artificial o técnicas de aprendizaje automático para realizar determinadas actividades de análisis de tendencias de consumo y preferencias sobre uso de productos y servicios, predicción de comportamiento y tendencias de consumo sobre nuestros servicios, elaboración de perfiles y análisis de información para fines técnicos y de mejora de nuestros productos y servicios y los desarrollados en alianza con terceros. En caso de que hacer uso de estas tecnologías lo llevaremos a cabo de forma leal y basados en valores éticos tendientes a respetar la dignidad y libertad de las personas, sin que su adopción implique una discriminación o afectación directa en los derechos de las personas.
    • Y en general, para fines de publicidad, marketing y mercadotecnia.

     

    • Derechos del Titular de los Datos Personales

     

    • Derecho de actualización: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a iCo o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
    • Derecho de prueba: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a iCo, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
    • Derecho de información: Presentar solicitudes ante iCo o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
    • Derecho de quejas y reclamos: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante iCo de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
    • Derecho de revocación: Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de iCo, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento iCo o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del Responsable.
    • Derecho de acceso: Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
    • Derecho de conocimiento: Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. Así como conocer a la dependencia o persona facultada por iCo frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
    • Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.

     

    • Deberes de iCo cuando actúe como responsable del Tratamiento de Datos
    • Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
    • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
    • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    • Garantizar que la información que suministre al encargado del tratamiento (de existir), sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
    • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento, de existir.
    • Exigir al Encargado del tratamiento (de existir) en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
    • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
    • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
    • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información del titular.
    • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

     

    Así mismo, cuando actúe como Encargados o terceros y tenga acceso a Datos Personales mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades contempladas para la recopilación de dichos datos.

     

    • Canal de atención de peticiones, consultas y reclamos

     

    iCo ha designado el correo facturacion@icomedios.com para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La persona designada tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política.

     

    Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

     

    • Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes para conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales; solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales; solicitudes de actualización de los Datos Personales; solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley, entre otras.
    • Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

     

    • Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales

     

    • Consultas

     

    iCo dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de iCo.

    Cualquiera que sea el medio, iCo guardará prueba de la consulta y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de consultas:

     

    • Las solicitudes se deberán formular por escrito.
    • La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar el documento de identificación del Titular o copia del mismo, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
    • Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, iCo recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de iCo.
    • La persona asignada para atender la consulta dará respuesta dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por iCo.
    • En todo caso, la respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por iCo.

     

    Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación o copia del mismo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

     

    • Reclamos

     

    iCo dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de: (i) Datos Personales Tratados por iCo que deben ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de iCo.

     

    • El reclamo se formulará mediante solicitud escrita.
    • La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
    • El reclamo debe contener la siguiente información: (i) Nombre y número de documento de identificación del Titular. (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante. (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, revocatoria, supresión, o cumplimiento de deberes). (vi) Los documentos que se quiera hacer valer. (vii) Firma, correo electrónico, nombre y número de identificación del solicitante del reclamo.
    • Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, iCo requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
    • Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de iCo no es competente para resolverlo, dará traslado al encargado delegado dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
    • Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de iCo donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
    • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

     

    • Autorización

     

    Tal como se establece en las definiciones de este documento, la autorización será solicitada por iCo cuando actúe como responsable del tratamiento, debiendo implementar los procedimientos adecuados, con el fin de informar sobre los datos personales que serán recolectados y las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita dicha autorización. La autorización es obtenida por parte del titular en la declaración por él efectuada ante iCo, o a través de cualquier otro medio autorizado por la ley.

     

    • Modo de obtener la Autorización:

     

    Con el fin de garantizar los derechos de los proveedores como titulares de la información, iCo como responsable del tratamiento establecerá mecanismos para obtener la autorización de los éstos o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos de ley cuando se manifieste:

     

    • Por escrito.
    • Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

     

    • Casos en que no es necesaria la Autorización:

     

    • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
    • Datos de naturaleza pública.
    • Casos de urgencia médica o sanitaria.
    • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
    • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

     

    • Revocatoria

     

    El Titular puede revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o exista una obligación legal o contractual.

     

    • Transferencia y Transmisión de Datos Personales.

     

    En el evento que, iCo realice o ejecute transferencias o transmisiones de datos personales de los titulares, garantizará el cumplimiento estricto y eficaz, atendiendo el literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 del año 2012.

     

    • Seguridad de la Información:

     

    En desarrollo del principio de seguridad, La Compañía ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los Datos Personales de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La Compañía no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular o de las personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.

    Es importante tener en cuenta que internet es una red global de comunicación que implica la transmisión de información en una red mundial. En este sentido, pese a que la Compañía cuenta con medidas necesarias para la protección de los Datos Personales, es posible que los mismos se vean afectados por las fallas propias de internet.

    Esta Política rige a partir del 01 de enero de 2022. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y la respectiva Autorización, para las cuales fueron recolectados.

     

    1. Cambios a esta Política de tratamiento de información

     

    La Compañía se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de la Información, en su totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales de esta Política referidos a la finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido la autorización, iCo comunicará estos cambios al titular a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.

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